Навіщо тайм-менеджмент саме зараз?
Навіть за тих часів, коли систематичних відключень електрики не було, керування своїм часом для багатьох з нас було не самою легкою справою. Але тоді ситуація не була критичною, за потреби протерміновані справи можна було доробити будь-коли. Наразі все в рази важче: через відключення ми не встигаємо зробити необхідне, купа задач росте, як на дріжджах, а планування здається надскладним.
Це може викликати спокусу взагалі розслабитись, зневіритись у власних силах та плисти за течією, наче від нас нічого не залежить. Але наслідки такого рішення можуть стати дуже сумними – бо втратити можна не лише можливості, а й наявні напрацювання та навички.
Тому саме зараз найкращий час нарешті опанувати мистецтво управління власним часом. Тим більш, що пунктуальність є неабиякою конкурентною перевагою у всіх сферах життя.
Шість кроків для створення тайм-плану, який працює
До складання планів можна відноситися по-різному. Ті, хто категорично не люблять планувати, зазвичай аргументують, що план – це щось штучне та неживе, а найкращі результати дають лише спонтанність та імпровізація, бо вони – природні. Але чи так це? Придивимося пильніше: саме в природі всі етапи буття чітко сплановані, від зміни часів року та фаз Місяця до етапів вегетації рослин і стадій розвитку ембріона. Немає жодних сумнівів, що саме природа – найефективніший творець буття. Тому і в людини життя буде найпродуктивнішим, коли вона будує його за певним планом.
Крок 1. Запишіть всі завдання, які мають бути зроблені протягом дня. Всі – це означає, що побутові справи, відпочинок, спілкування з рідними, догляд за собою, навіть сон – це теж повноцінні завдання. Адже нам для них потрібен час, і його має вистачити.
Крок 2. Кожне завдання розбийте на складові: які неодмінно потребують наявності інтернету або електрики, та які можна виконувати під час відключень. Наприклад:
- потрібно написати робочі листи: скласти текст можна офлайн, а відправити – коли буде інтернет-зв’язок,
- потрібно прибрати квартиру: помити підлогу можна будь-коли, а пилотяжити – лише за наявності електричного струму,
- потрібно зробити зачіску: вимити волосся можна у світлі ліхтарика, а щоб скористатися феном – потрібна електрика.
Крок 3. Для кожного завдання визначте порядок виконання його складових та час, який для цього потрібен. Важливо, визначаючи час, додавати певний запас на підготовку. Відкрити ноутбук, знайти потрібний документ, підготувати знаряддя або заварити кави для натхнення – теж займає час, але ми зазвичай не враховуємо цього під час планування. Через це – маємо запізнення, зриви дедлайнів та інші неприємності. Розмір такого «люфту» залежить від вашої організованості, в когось це п’ять хвилин, а комусь потрібно «розкачуватись» не менше, ніж пів години. Та на початку планування варто додавати до часу виконання завдання приблизно 30%.
Крок 4. Розплануйте дії на добу з урахуванням графіків відключення світла. Загальний час плану не має перевищувати 24 години, так?
Крок 5. Фіксуйте виконання денного плану та фактичні витрати часу. Беріть до уваги: відлік часу на наступну дію починається одразу після виконання попередньої – пам’ятайте, що ми вже враховуємо «розкачку»!
Крок 6. Якщо чогось не встигли – відкоригуйте планування, коли будете структурувати наступну добу. Можливо, ви не врахували відпочинок? Або певне завдання потребує більше часу? Чи може завадив неочікуваний телефонний дзвінок? Заплануйте все це наступного разу!
До речі, в декого з нас є схильність витрачати багато часу на довгі розмови, переписки або «залипати» у соціальних мережах. Під час цього ми нібито втрачаємо можливість відчувати та контролювати час. Якщо відмовитись від цих задоволень важко, встановіть собі певні ліміти, наприклад – 3 рази по 20 хвилин. А щоб контролювати час – вмикайте таймер на смартфоні.
Керування робочим часом в команді
А що робити, коли виконання робочих завдань залежить не лише від вас, а й від пунктуальності інших членів команди? А якщо ви всі працюєте дистанційно та ще й за різними графіками світла-темряви? Адже іноді саме через «збої» колег наші плани летять шкереберть!
З’ясовуйте графіки відключення світла колег та узгоджуйте наради та дедлайни. Це можна робити щоранку або щопонеділка, коли на відповідних сайтах з’являються тижневі графіки. Загалом – кожен з команди має розуміти, хто та коли гарантовано буде на зв’язку. Звісно, що після загального узгодження порядку роботи, кожен має додержуватись цього ритму.
Встановіть графік чергування для підстраховки в критичні моменти. Скарга клієнта, непорозуміння з постачальником, інформаційний привід, яким необхідно терміново скористатися – такі речі трапляються не очікувано та часто потребують блискавичної реакції. Для таких випадків мати різні графіки електропостачання навіть краще – завжди хтось буде знаходитись на зв’язку. Головне, щоб кожен розумів, що робити під час свого чергування.
Оберіть відповідального за таймінг. Напевно, у вашій команді є людина, яка пунктуальніша за всіх. Це не обов’язково буде керівник або team-lead, посада тут взагалі неважлива, головне, щоб людина «товаришувала» з часом. Саме їй варто доручити координувати людей та контролювати вчасність виконання робочих планів.
А якщо часу все одно не вистачає?!
Ви плануєте свої завдання, намагаєтесь додержуватись таймінгів, а купа невиконаного все одне зростає? В такого стану справ може бути дві основних причини: ви ставите забагато цілей та/або робите забагато справ.
З’ясувати та виправити це допоможе нескладна, але корисна вправа.
- візьміть чистий аркуш формату А4 та поділіть його на дві колонки,
- в лівій колонці перерахуйте всі справи, які ви робили протягом останніх трьох днів,
- допишіть те, що хотіли зробити, та не встигли,
- загорніть аркуш так, щоб не бачити написаного в лівій колонці, але мати можливість писати в правій,
- відкладіть аркуш на кілька годин, а після цього напишіть в правій колонці ваші цілі та мрії, які зараз є актуальними та важливими,
- розгорніть аркуш та поєднайте стрілочками ваші справи з відповідними цілями, на досягнення яких вони спрямовані.
Тепер дивимось на результат та аналізуємо.
Імовірно, ви побачите справи, що не спрямовані на жодну ціль. Тут варто ще трохи подумати, можливо якісь цілі пропущені. Наприклад, «зберегти життя та здоров’я» – чи не головна мета, але вона настільки наочна, що її часто навіть не фіксують. Але якщо для деяких справ не вдається визначити чітку ціль, або така ціль виявляється не актуальною – варто відкласти ці справи до інших часів.
З правого боку аркуша можуть виявитись і цілі, до яких не веде жодна зі справ. Подумайте, чи готові ви прямо завтра зранку зробити хоча б маленький крок в бік досягнення цієї цілі? Якщо ні – то таку ціль теж варто відкласти, бо зайві цілі створюють надмірний емоційний тиск та невиправдане враження, що ми нічого не встигаємо.
І ще потрібно пам’ятати: якщо ми хочемо ефективно керувати своїм часом, то не варто тиснути на себе та вдаватися до самонасильства. Вивчаймо себе, допомагаймо собі та постійно вчимося – саме так і виборюються особисті перемоги!
