Почему тайм-менеджмент нужен именно сейчас?
Даже когда систематических отключений электричества не было, управление своим временем для многих из нас было не самым легким делом. Но тогда ситуация не была критической, при необходимости просроченные дела можно было доделать когда угодно. Теперь все в разы труднее: из-за отключения мы не успеваем сделать необходимое, куча задач растет, как на дрожжах, а планирование кажется сверхсложным.
Это может вызвать искушение вообще расслабиться, разувериться в собственных силах и плыть по течению, как будто от нас ничего не зависит. Но последствия такого решения могут стать очень печальными – потому что потерять можно не только возможности, но и прошлые наработки и навыки.
Поэтому именно сейчас лучшее время наконец-то овладеть искусством управления собственным временем. Тем более, что пунктуальность является большим конкурентным преимуществом во всех сферах жизни.
Шесть шагов для создания работающего тайм-плана
К составлению планов можно относиться по-разному. Те, кто категорически не любят планировать, обычно аргументируют, что план – это нечто искусственное и неодушевленное, а лучшие результаты дают только спонтанность и импровизация, потому что они – естественные. Но так ли это? Присмотримся пристальнее: именно в естественной среде, в природе все этапы четко спланированы, от смены времен года и фаз Луны до вегетации растений и стадий развития эмбриона. Нет никаких сомнений, что именно природа – самый эффективный творец бытия. Поэтому и у человека жизнь будет самой продуктивной, когда он строит ее по определенному плану.
Шаг 1. Запишите все задачи, которые необходимо сделать в течение дня. Все – это значит, что бытовые дела, отдых, общение с родными, уход за собой, даже сон – это тоже полноценные задачи. Ведь нам для них нужно время, и его должно хватить.
Шаг 2. Каждое задание разбейте на составляющие: непременно требующие наличия интернета или электричества и те, которые можно выполнять при отключении. К примеру:
- нужно написать рабочие письма: составить текст можно офлайн, а отправить – когда будет интернет-связь,
- нужно убрать квартиру: помыть пол можно в любое время, а пылесосить – только при наличии электрического тока,
- нужно сделать прическу: вымыть волосы можно при свете фонарика, а чтобы воспользоваться феном – нужно электричество.
Шаг 3. Для каждой задачи определите порядок выполнения ее составляющих и время, необходимое для этого. Важно, определяя время, прибавлять определенный запас на подготовку. Открыть ноутбук, найти нужный документ, подготовить орудия труда или заварить кофе для вдохновения – тоже занимает время, но мы обычно не учитываем этого во время планирования. Поэтому опаздываем, срываем дедлайны и получаем другие неприятности. Размер такого «люфта» зависит от вашей организованности, у кого-то это займет пять минут, а кому-то нужно «раскачиваться» не менее получаса. Но в начале планирования следует прибавлять ко времени выполнения задания примерно 30%.
Шаг 4. Распланируйте действия в сутках с учетом графиков отключения света. Общее время плана не должно превышать 24 часа, так ведь?
Шаг 5. Фиксируйте выполнение плана и фактические затраты времени. Внимание: отсчет времени на следующее действие начинается сразу после выполнения предыдущего – помните, что мы уже учитываем «раскачку»!
Шаг 6. Если чего-то не успели – откорректируйте планирование, когда будете структурировать следующие сутки. Может быть, вы не учли отдых? Или определенная задача требует больше времени? Может быть, помешал неожиданный телефонный звонок? Запланируйте все это в следующий раз!
Кстати, у некоторых из нас есть склонность тратить много времени на долгие разговоры, переписки или «залипать» в социальных сетях. Во время этого мы как бы теряем способность чувствовать и контролировать время. Если отказаться от этих удовольствий трудно, установите определенные лимиты, например – 3 раза по 20 минут. А чтобы контролировать время – включайте таймер на смартфоне.
Управление рабочим временем в команде
А что делать, если выполнение рабочих задач зависит не только от вас, но и от пунктуальности других членов команды? А если вы все работаете дистанционно да еще и по разным графикам света-тьмы? Ведь иногда именно из-за «сбоев» коллег наши планы летят кувырком!
Выясняйте графики отключения света коллег и согласуйте совещания и дедлайны. Это можно делать каждое утро или по понедельникам, когда на соответствующих сайтах появляются недельные графики. В общем, каждый из команды должен понимать, кто и когда гарантированно будет на связи. Конечно, после общего согласования порядка работы каждый должен соблюдать этот ритм.
Установите график дежурства для подстраховки в критические моменты. Жалоба клиента, недоразумение с поставщиком, информационный повод, которым необходимо воспльзоваться – такие вещи случаются неожиданно и часто нуждаются в молниеносной реакции. Для таких случаев иметь разные графики электроснабжения даже лучше – всегда кто-то будет находиться на связи. Главное, чтобы каждый понимал, что делать во время своего дежурства.
Выберите ответственного за тайминг. Наверное, в вашей команде есть человек, который пунктуальнее всех. Это не обязательно будет руководитель или team-lead, должность здесь вообще неважна, главное, чтобы человек «дружил» со временем. Именно ему следует поручить координировать людей и контролировать своевременность выполнения рабочих планов.
А если времени все равно не хватает?
Вы планируете свои задачи, стараетесь придерживаться таймингов, а куча невыполненного все равно растет? У такого положения дел могут быть две основные причины: вы ставите слишком много целей и/или делаете слишком много дел.
Выяснить и исправить это поможет несложное, но полезное упражнение.
- возьмите чистый лист формата А4 и разделите его на две колонки,
- в левой колонке перечислите все дела, которые вы совершали в течение последних трех дней,
- допишите то, что хотели сделать, но не успели,
- заверните лист так, чтобы не видеть написанного в левой колонке, но иметь возможность писать в правой,
- отложите лист на несколько часов, а после этого напишите в правой колонке ваши цели и мечты, которые сейчас актуальны и важны,
- разверните лист и соедините стрелочками ваши дела с соответствующими целями, на достижение которых они направлены.
Теперь смотрим на результат и анализируем.
Вероятно, вы увидите дела, не направленные ни на одну цель. Здесь стоит еще немного подумать, возможно, какие-то цели пропущены. Например, «сохранить жизнь и здоровье» – едва ли не главная цель, но она настолько очевидна, что ее часто даже не фиксируют. Но если для некоторых дел не удается определить четкую цель или такая цель оказывается не актуальной – стоит отложить эти дела до других времен.
С правой стороны листа могут оказаться цели, к которым не ведет ни одно из дел. Подумайте, готовы ли вы прямо завтра с утра сделать хотя бы маленький шаг в сторону достижения этой цели? Если нет – ее тоже стоит отложить, потому что лишние цели создают чрезмерное эмоциональное давление и неоправданное впечатление, что мы ничего не успеваем.
И еще нужно помнить: если мы хотим эффективно управлять своим временем, то не стоит давить на себя и прибегать к самонасилию. Изучаем себя, помогаем себе и постоянно учимся – именно так и получаются личные победы!
